T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı
SAYI : B.08.0.SGB.0.03.04/ 3- T Z.AŞL02/2009 KONU: Milli Eğitim Bakanlığı İç Kontrol Sistemi
GENELGE N0 * LGİRİŞ . Bilindiği üzere, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanun'u 24.12.2003 tarihli ve 25326 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak tüm hükümleriyle 01.01.2006 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Anılan Kanun'un Beşinci Kısmında “İç Kontrol Sistemi” düzenlenmiş olup, bu bölümde iç kontrol sistemine ilişkin olarak; İç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve işleyişi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri, atanması, İç Denetim Koordinasyon Kurulu ve Kurulun görevleri hususlarına yer verilmiştir.
Maliye Bakanlığı tarafından 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazete'de Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği yayımlanarak kamu idarelerinden, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlamaları istenmiştir.
Kamu idarelerine iç kontrole ilişkin çalışmalarında rehberlik yapması amacıyla Maliye
. Bakanlığı tarafından 04.02.2009 tarihli ve 1205 sayılı yazıları ekinde Kamu İç Kontrol
Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi yayınlanmış olup, söz konusu rehberde kamu ğ idarelerinin eylem planlarını Kamu İç Kontrol Standartları çerçevesinde en geç 30.06.2009 tarihine kadar hazırlayarak üst yönetici onayını müteakip bir ay içinde Maliye Bakanlığına gönderilmesi ve eylem planında ön görülen çalışmaların en geç 30.06.2011 tarihine kadar tamamlamaları öngörülmüştür.
A-İÇ KONTROLÜN GENEL ESASLARI
İç kontrol; kamu kaynaklarının etkili, verimli, ekonomik ve idarenin amaçlarına uygun bir şekilde kullanılması, iş ve işlemlerin mevzuata uygunluğu, faaliyetler hakkında düzenli, zamanında ve güvenilir bilgi üretilmesi, idarenin varlıklarının korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önlenmesi konularında yeterli ve makul güvence sağlayan bir yönetim aracıdır.
İç kontrol, sadece mali kontrol olmayıp, karar alınmasından işin sonuçlandırılmasına kadar izlenen, tüm prosedürleri kapsayan ve idare çalışanlarının tamamının rol aldığı bir
Ü, V6
.,"9 ."3_ MEB - — Sirateji Geliştirme Başkanlığı KY â ÇESRERİ d SN
P kx B Telifaks : 413 1804 418 75 39 mm a ee ei “' - GELİŞTİRME PROGAMİ
' süreçtir. İç kontrol, Bakanlığımız birimlerinin bünyesinden ayrı ve özel bir sistem değil, yönetimin faaliyetlerini icra ederken yol gösterici olarak tasarlanan bir sistemdir. İç kontrol uygulamaları; prosedürler, süreçler, fiziki düzenlemeler, kurumun teşkilat yapısı, sorumluluk ve yetkinin belirlenmesi gibi tasarlanmalı ve hedeflere ulaşmak üzere uygulamaya konulmalıdır.
Bununla birlikte, kontrol faaliyetlerinde tasarım ve uygulama eksiklerinin olabileceği, bu nedenle tam bir güvence sağlamayacağı dikkate alındığında, iç kontrol sisteminin sürekli izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.
Bu amaçla, Bakanlığımızda 29 Aralık 2006 tarihinde kurulan İç Denetim Birimi Başkanlığının fonksiyonlarından biri; iç kontrol sisteminin yeterliliği, etkililiği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime bilgiler sağlamak, değerlendirmeler yapmak ve önerilerde bulunmaktır.
Bu itibarla, Bakanlığımız iç kontrol sisteminin etkililiğinin değerlendirilmesi amacına yönelik izleme fonksiyonu Bakanlığımız İç Denetim Başkanlığı tarafından yerine getirilecektir.
B-TANIMLAR b İç Kontrol: İç kontrol, idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.
İç kontrol genel anlamda yönetim kontrolü olup; sadece düzenlemelerden, prosedürlerden, süreç akış şemalarından ve ön mali kontrolden oluşmamaktadır. İç kontrolün, faaliyetlerin yürütülmesinde benimsenen bir yönetim biçimi ve eylemler bütünü olarak ele alınması gerekmektedir.
İç Denetim: İç Denetim, kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. İç denetim, kurumun risk yönetimi, kontrol ve yönetişim süreçlerinin etkililiğini değerlendirmek ve geliştirmek amacına yönelik sistemli ve disiplinli bir yaklaşım getirerek kurumun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olur. İç denetçiler; kurumsal yönetim
T9 ilkeleri olan şeffaflık, sorumluluk, hesap verebilirlik ve adalet ilkelerini kurum geneline yaymak, desteklemek ve tanıtmak misyonuna sahiptirler.
Nesnel Güvence Sağâına: Kurum içerisinde etkin bir iç denetim sisteminin var olduğuna, kurumun risk yönetimi, iç kontrol sistemi ve işlem süreçlerinin etkin bir şekilde işlediğine, üretilen bilgilerin doğruluğuna ve tamlığına, varlıkların korunduğuna, faaliyetlerin etkili, ekonomik, verimli ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğine dair kurum içine ve dışına makul güvencenin verilmesidir.
Üst Yönetici: Bakanlıklarda Müsteşar, Milli Savunma Bakanlığında Bakan, diğer kamu idarelerinde en üst yönetici, il özel idarelerinde Vali, Belediyelerde Belediye Başkanıdır.
MEB - — Sirateji Geliştirme Başkanlığı ). â —— Ğ . gaemaceni
Tel/faks : 413 1804 418 7539 y K J İntAdresi: y mebgorar ngaehî â:d;ıiı(ı; B GELİŞTİRME PROCAAMI
Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir.
Etkililik: Bir faaliyetin planlanan ve gerçekleşen etkisi arasındaki ilişkiyi, hedefe ulaşma derecesini ve yerindeliğini ifade eder.
Ekonomiklik: Bir faaliyetin planlanmış sonuçlarına ya da çıktılarına ulaşmak için kullanılan kaynakların maliyetini en aza indirmeyi ifade eder.
Verimlilik: Kullanılan kaynaklarla bir faaliyetin sonuçlarını ya da çıktılarımı maksimize etmeyi ifade etmektedir.
C- İÇ KONTROLÜN ÖZELLİKLERİ
a) İç kontroi, idarenin sadece mali iş ve işlemlerle sınırlı olmayıp bütün iş ve işlemlerini kapsar.
b) İç kontrol, idarenin en üst kademeden en alt kademeye tüm kurum çalışanlarının sorumluluğundadır.
€) İç kontrolün oluşturulması, işletilmesi, izlenmesi ve geliştirilmesinden yönetim sorumludur.
d) İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumlulukları aynı değildir.
€) İç kontrol belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir.
f) Sadece yazılı dokümanlara dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder.
g) Merkezi kontrojjerden ziyade, yönetim sorumluluğuna dayalı yöntemlerin benimsenmesinin sonucudur.
D- İÇ KONTROLÜN UNSURLARI VE GENEL KOŞULLARI 1-Kontrol Ortamı: İdarenin, yöneticilerin ve çalışanların iç kontrolü benimsemeleri, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olmaları esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi gerekmektedir. İdarenin teşkilat yapısı ile personelin yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenmelidir. Etkin bir kontrol ortamı, çalışanların kendi görev, yetki ve sorumluluklarını anladıkları ve etik davranışı özümsedikleri zaman oluşacaktır.
2-Risk Değerlendirmesi: Risk; kurumun hedeflerine ulaşmasına engel olması muhtemel olayların gerçekleşme ihtimalidir. Risk değerlendirmesi ise kurumun hedeflerine ulaşmasına engel risklerin tanımlanması ve analiz edilmesidir. Risk değerlendirmesi, mevcut vRin, 3/6 _.,'9 î""sı MEB - — Sirateji Geliştirme Başkanlığı Ce Ğ
BNU <. SN z Telfaks: 4131804 — 4187539 t OA K ’ İnLAdresi: YaLuLmeb ga ir
—a ) aa aRarmm B Daha aydınlık DESTEK Getiştisme raoss BE gelecek! koşullarda meydana gelen değişiklilikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. Milli Eğitim Bakanlığı Stratejik Planında ve Performans Programında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için iç ve dış sebeplerden kaynaklanan risklerin değerlendirilmesi gerekmektedir. Risk değerlendirme süreci; Risklerin tanımlanması, risklerin muhtemel sonuçlarının ölçülmesi ve risklerin birbirleri ile ilişkilendirilerek büyükten küçüğe sıralanmasından oluşmaktadır.
3-Kontrol Faaliyetleri: Kontrol faaliyetleri esas itibarıyla risklerin yönetilmesine ilişkindir. İç kontrol sistemi içinde önleyici, tespit edici ve telafi edici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol faaliyetleri, Bakanlığın bütün kademelerine ve faaliyetlerine yayılmalıdır. Kontrol faaliyetlerine örnek olarak; yetki devri ve onay prosedürleri, görevlerin birbirinden ayrılması, kaynaklara ve resmi kayıtlara erişim konusundaki kontroller gösterilebilir.
4-Bilgi ve İletişim: Bakanlığın faaliyet alanı ile ilgili ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi, uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir.
A 5-İzleme: İzleme, iç kontrol faaliyetinin, belirli bir zaman aralıklarıyla kalitesinin, işleyişinin ve tasarımının gözden geçirilmesi ve alınması gereken önlemlerin değerlendirilmesinden oluşan bir süreçtir. İç kontrol sisteminin; değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmeşsi için farklı ve tarafsız bir gözle değerlendirilmesi ihtiyacı izleme faaliyeti ile karşılanacaktır.
E-SORUMLULAR
Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi'nde; kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi çalışmalarının, idarenin üst yöneticisinin liderliği ve gözetiminde, strateji geliştirme biriminin teknik desteği ve koordinatörlüğünde ve harcama birimlerinin katılımıyla yürütülmesi gerektiği belirtilmiştir.
Milli Eğitim Bakanlığında iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesinden Bakanlığımız üst yöneticisinin sorumlu olması sebebiyle iç kontrol sisteminin kurulmasına yönelik yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemeler Bakanlığımız üst yöneticisi tarafından yürütülecektir.
Bakanlığımız harcama yetkilileri; kendi birimlerindeki iç kontrol sisteminin işleyişinden, Bakanlığımız iç denetçileri ise kurulacak iç kontrol sisteminin denetlenmesi ve geliştirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumlu olacaklardır.
Bakanlığımız üst yöneticisi, harcama yetkilileri ve diğer yöneticileri; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar.
İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar 476
Ş î MEB - Sirateji Geliştirme Başkanlığı » — 3 —"1, ıT:lIİıks: 4131804 418 75 39 .L ı%:ı,— İnt.Adresi: ww el gay ir nıuı MİNİ K / MA Seli ga dr İDESTEKİ gelecek!
)ımı dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tabi tutulur ve gerekli önlemler alınır.
N İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI, İŞLETİLMESİ, GELİŞTİRİLMESİ VE İZLENMESİ
a) Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Tebliğ hükümlerine uygun olarak Bakanlığımız merkez ve taşra birimlerinde iç kontrol sisteminin kurulması amacıyla Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmışları, Bakanlığımız üst yöneticisinin liderliği. ve — gözetiminde; Strateji Geliştirme — Başkanlığının teknik desteği ve koordinatörlüğünde harcama birimlerinin katılımı ile yürütülecektir. Bu anlamda Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatında bulunan tüm okul ve kurumlar iç kontrol sisteminin kurulması ve işletilmesi çalışmalarına katılacaklardır.
b) Bu amaçla Bakanlığımız merkez teşkilatında, bir müsteşar yardımcısının başkanlığında beş harcama yetkilisinden İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu
 oluşturulur. Bakanlığımız harcama birimlerinin bünyesinde; harcama yetkilisine hiyerarşik olarak en yakın düzeydeki bir yönetici başkanlığında iki birim amirinden Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu oluşturulur.
€) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından öncelikle birimlerindeki mevcut durum ile 5018 oayılı Kanun ve ilgili mevzuana ongorülen 1Ç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan bir rapor hazırlanması ve bu rapora, birimlerinde Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla yapılması gereken çalışmaları, prosedürleri ve düzenlemeleri gösteren Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı eklenir.
Bu çerçevede hazırlanan rapor ve eylem planı taslağı, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından görüşülür. Kurul, eylem planı taslağında mevcut bir eylemin çıkarılması veya yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya taslakta bulunmayan bir eylemin eklenmesi gerektiği sonucuna varırsa, bu değişikliği yapabileceği gibi, gerekçesi ile birlikte Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubuna gönderir.
d) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından uygun bulunan rapor ve eylem planı Bakanlığımızın üst yöneticisinin onayına sunulur. Eylem planında önerilen çalışmalar üst yönetici tarafından değerlendirilir, varsa gerekli görülen değişiklikler bu aşamada yapılır. Bu suretle son şekli verilen eylem planı Bakanlığımızın üst yöneticisi tarafından onaylanarak yürürlüğe konulur. Eylem planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda Bakanlığımız üst yöneticisinin onayıyla revize edilebilir.
€) Bakanlığımızın üst yöneticisi tarafından onaylanan eylem planında öngörülen çalışmaları gerçekleştirmekle görevli birim veya çalışma grupları tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun uygun görüşüyle İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirilmesine sunulur. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirmeleriyle son şekli verilen taslak düzenlemeler Bakanlığımız üst yöneticisinin onayına sunulur.
f) Bu çerçevede hazırlanan taslak düzenlemelerden Bakanlığımız üst yöneticisi tarafından uygun bulunanlar onaylanarak yürürlüğe konulur ve uygulanır.
516 _A=._ “EĞİTİDE REFORM oruL vönerimtini Şi Yatta ayılıntık ua l beksesid
İntAdresi: y mebağar DesTEeK
Kİ Y 8 * MEB - Siratgji Geliştirme Başkanlığı K J Tel/faks : 413 1804 418 75 39 m.]
g) Eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından düzenli olarak izlenir, değerlendirilir eylem planı formatında üst yöneticiye raporlanır.
h) İç kontrol sistemine ilişkin yürürlüğe konulan düzenlemelerin, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul Ve Esasların 27'nci maddesi uyarınca Bakanlığımız üst yöneticisinin (Müsteşarı) onayını izleyen on gün içinde Maliye Bakanlığına gönderilir.
Bilgi ve gereğini önemle rica ederim. S
Doç.Dr. Hüseyin ÇELİK Milli Eğitim*Bakanı
DAĞITIM:
GEREĞİ: A ve B planı ” a 6/6 4 * — MEB - Sirateji Geliştirme Başkanlığı â — » Tel/faks : 413 1804 418 75 39 95100!| Tz uzna ıvdı ııını K j İntAdresi: M mebasir veleceki